1.Generalidades:

Adoptar un sistema de gestión es una decisión de tipo estratégico para una organización, puesto que esto permite mejorar su desempeño y generar sostenibilidad en el tiempo (ICONTEC, 2015), sin embargo las normas técnicas colombianas de sistemas de gestión, son guías que generan orientaciones a las organizaciones sobre los aspectos que se deben contemplar y los “debe” a los cuales requiere atender en la decisión de implementarlas; si bien dichas normas están basadas en enfoques por procesos, el ciclo PHVA y el pensamiento basado en riesgos, en ocasiones resulta ser insuficiente para la base de la sostenibilidad de la mejora en el tiempo, cuando por ejemplo, en las necesidades de mejora no se identifican claramente las causas o no se determinan de manera contundente las acciones requeridas. Es entonces donde aparecen modelos o herramientas metodológicas que se pueden adherir a los sistemas de gestión con el fin de hacer más consistente y sostenible la mejora; al respecto dentro de las muchas metodologías, se encuentra la de LEAN SIX SIGMA, la cual dio sus orígenes Estados Unidos en Motorola en 1986; según Socconini y Reato en su libro Lean Six Sigma, la metodología se resume como:

• LEAN: Eficiencia y velocidad (Herramientas y Métodos para aumentar la velocidad en los procesos).
• SIX SIGMA: Calidad (Proceso estadístico para aumentar la calidad).
• LEAN SIX SIGMA (La combinación permite aumentar la velocidad y la calidad, y conseguir que cualquier proceso sea más ágil, productivo y rentable).

La herramienta metodológica de LEAN se basa en el ciclo DMAIC, que corresponde a las siglas en inglés de “Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar”, lo que es completamente compatible con el ciclo PHVA en el que se basa la NTC ISO 9001:2015; al respecto dicho ciclo se define como:

• D- Definir el problema en cuestión.
• M- Medir el proceso en el que se presenta el problema, esto incluye identificar la cadena de valor con sus respectivos desperdicios (También llamado las 7 mudas).
• A- Analizar las causas que originan dichos desperdicios y generar las propuestas de mejora.
• I- Mejorar el proceso implementando las propuestas sugeridas en la fase anterior.
• C- Controlar el proceso con el fin de asegurar la sostenibilidad de las mejoras en el tiempo.

Ahora bien, dentro de las bondades de implementar dicha metodología integrada en un sistema de gestión se encuentran las siguientes: Herramientas precisas para diseñar e implementar las mejoras, soluciones cuyas ideas nacen desde la fuerza laboral involucrada a todo nivel, trabajo en equipo y colaborativo, ambiente de control y sostenibilidad en el tiempo.

Finalmente dicha metodología de mejoramiento de procesos, es extensiva a todo nivel, independientemente de la clasificación del sector de la organización que desee adoptarla o en el enfoque por procesos y sin importar el tipo de proceso (Estratégico, de Apoyo, Misional o de Control).

2. Introducción formal de la metodología Lean Six Sigma y aplicación al interior del INMLCF.

Durante la vigencia 2023, el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, aunó esfuerzos para participar de una formación de servidores de la entidad en la metodología Lean Six Sigma con el apoyo de la organización ICITAP.

Al respecto, se llevó a cabo un ejercicio de entrenamiento y asesoría de parte de tutoras expertas en implementación de dichas metodologías en el departamento de medicina legal del Organismo de Investigación Judicial -OIJ- de Costa Rica.

Durante el proceso de entrenamiento y asesoría los servidores del INMLCF que estaban participando en calidad de formados, debían de manera simultánea realizar la implementación de 1 proyecto de mejora bajo la metodología Lean Six Sigma, cuyo reto consistía en implementar todo el ciclo DMAIC de la metodología e ilustrar al final del ejercicio el impacto y resultados de mejora de dicho proyecto. Dada esta oportunidad, dentro de los proyectos formulados se encontró uno asociado al Laboratorio de Metrología del INMLCF.

3. Aplicación de Metodología Lean SIX SIGMA para la “Reducción en los tiempos empleados en el servicio de calibración de equipos de magnitud volumen en el Laboratorio del Grupo Nacional de Metrología”.

Uno de los servidores en calidad de formación en dicha metodología lideró junto con el Grupo Nacional de Metrología de la Subdirección de Servicios Forenses, un proyecto de Lean para reducir los tiempos empleados en el servicio de calibración de equipos de magnitud volumen; si bien el indicador de gestión de dicho laboratorio se estaba comportando dentro del límite establecido, se evidenciaba de manera latente una oportunidad para reducir y mejorar estos tiempos, además de la disposición y compromiso por parte del equipo que conforma dicho grupo nacional, por lo que fue elegido para la implementación.

A continuación, se resume la estructura diseñada e implementada para dicho proyecto, bajo la metodología Lean Six Sigma:

Ilustración 1 Resumen Ciclo DMAIC Aplicado - Fuente: Elaboración Propia

El desarrollo de las diferentes fases se aplicó de la siguiente forma:

Fase de Identificación: Disminuir a 31 de Diciembre de 2023, en un 15% los tiempos empleados en el servicio de calibración de los equipos de magnitud volumen, en el laboratorio de Metrología, empleando las herramientas Lean Six Sigma, con el fin de mejorar la oportunidad en la entrega de los certificados y equipos a los diferentes laboratorios del INMLCF

Fase de Medición: Mediante un análisis de mapa de cadena de valor, se realizaron jornadas de medición de tiempos y movimientos para la calibración de equipos tales como pipetas, identificando así mediante estallidos Kaizen oportunidades de mejora en los tiempos de actividades tales como:

• Tiempos de espera para ingreso a calibración
• Tiempo de espera para revisión de certificados de calibración
• Tiempo empleado en la revisión de los certificados de calibración.
• Firma de los certificados de calibración.
• Entrega de certificados de calibración al cliente.

Fase de Análisis: Con el aporte del equipo de trabajo del grupo de metrología se analizaron las causas asociadas a estos tiempos de espera y se construyó un diagrama de causa efecto o Ishikawa para la identificación de las mismas.

Fase de Mejora: Conforme al análisis de causas realizado se realizaron sesiones de trabajo en equipo al interior del grupo de metrología para identificar posibles mejoras a implementar teniendo en cuenta las debilidades evidenciadas en el proceso de calibraciones, para ello se formularon varias estrategias de mejora, para efectos de la implementación, se construyó una encuesta con el fin de poder calificar dichas mejoras y priorizar su implementación teniendo en cuenta criterios como la fácil implementación, rapidez de implementación e impacto; lo que permitió elaborar un diagrama de Pareto al tabular las encuestas (Ilustración 2), con el fin de concentrar esfuerzos en lo que el equipo consideró como el 80% de las mejoras que si eran apropiadas para implementar.

Ilustración 2 Análisis de las propuestas de mejora - Fuente: Elaboración Propia

Fase de Control: En esta fase, se llevó a cabo el control de los tiempos de respuesta y seguimiento a la implementación de las mejoras, de tal forma que fuera posible la reducción de los tiempos de respuesta para la calibración y entrega de los certificados de los equipos calibrados, el control se llevó a cabo principalmente a partir del sistema de Access implementado para el control de las calibraciones; dicha mejora se vió reflejada sustancialmente al cierre del proyecto en el último trimestre de la vigencia 2023 y su sostenibilidad a febrero de la vigencia 2024.

A continuación, se ilustra el impacto del proyecto en los tiempos de respuesta y su sostenibilidad en la línea del tiempo:

Ilustración 3 Impacto del proyecto en los tiempos de respuesta (Nov 2023 - Feb 2024) - Fuente: Elaboración Propia

Se concluye entonces que la metodología es completamente útil y eficaz como una herramienta que puede ser adherida a los sistemas de gestión y que es posible implementarla al interior del INMLCF, evidenciando así los beneficios de aplicar herramientas de la filosofía de manufactura esbelta.

Elaborado por: Karen Angélica Fuentes Guzmán
Profesional Especializado
Facilitador SIG – Subdirección de Servicios Forenses.

Referencias:

• Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación -ICONTEC- (2015). NTC ISO 9001:2015. Sistemas de Gestión de Calidad. ICONTEC.
• Socconini, L., & Reato, C. (2019). Lean Six Sigma. Sistema de gestión para liderar empresas. Marge Books.