En la actualidad, los sistemas de información se han convertido en una herramienta fundamental para desempeñar las diversas funciones y actividades de manera eficiente en el área de trabajo, gracias a este tipo de tecnología, se pueden almacenar, gestionar, suministrar, transmitir y procesar grandes volúmenes de datos para la toma de decisiones, permitiendo optimizar los procesos, al igual que la disminución de los costos y tiempos al interior de una organización; en este sentido, se nota un avance importante en la resolución de problemas en cuanto a la oportunidad, el acceso y calidad de la información. Este avance tecnológico ha llevado a la implementación de diferentes estrategias de control, esto es debido, a que se presentan múltiples dificultades y falencias relacionadas con mantener la calidad del dato dentro de las plataformas digitales y sistemas de información.
Figura 1. Dimensiones que determina la importancia de la calidad del dato.
La información es esencial para la toma de decisiones en la “gestión”, esta afirmación se podría considerar sensata; sin embargo, la mayoría de las decisiones no cuentan con la información necesaria.
La información es esencial para la toma de decisiones en la “gestión”, esta afirmación se podría considerar sensata; sin embargo, la mayoría de las decisiones no cuentan con la información necesaria.
Se identifican múltiples problemas en los sistemas de información que condicionan y limitan fuertemente su aplicación, los cuales están relacionados con (figura 2):
- Recolección de los registros y datos.
- Captura o sistematización de los datos.
- Clasificación y ordenamiento de los datos.
- Análisis de las bases de datos.
Figura 2. Puntos críticos o potenciales donde se presentan fallas en el sistema de información
Fuente: Adaptado de Davis G, Olson M. Sistemas de información Gerencial. 1ª Edición en español. Mc Graw – Hill, Bogotá. 1.987.
Estos aspectos llevan a concebir la idea de la calidad para la estandarización, normalización y el mejoramiento continuo del insumo de los sistemas de información, “el dato”
¿Qué es calidad?
La calidad es la satisfacción de las expectativas del cliente, a menor costo, con la adquisición de un producto libre de defectos que cumple con ciertas especificaciones.
Sobre la definición anterior, la calidad se debe medir y así establecer un conjunto de parámetros y valores para luego comparar el producto elaborado con las exigencias de los clientes y saber si este producto cumple con sus expectativas.
De esta forma, los objetivos de la calidad corresponden a:
- Satisfacer las necesidades de los usuarios
- Fabricar los productos que los usuarios deseen y adquieran gustosos.
- Ganar la confianza de los usuarios por medio de una garantía de calidad.
- Reducir los costos.
El concepto de la calidad en los sistemas de información define la calidad del dato como el grado en que los datos reflejan la verdadera información basada en exactitud, consistencia, oportunidad e integridad.
Para garantizar esta calidad existen varias condiciones que se debe cumplir el sistema de información como: la cultura de la calidad en la información, recurso humano calificado, una buena capacidad técnica, tecnológica y administrativa, un respaldo interinstitucional e intersectorial, flexibilidad y adaptabilidad de las estructuras y los sistemas de las instituciones que alimentan las bases de datos. Todas estas características hacen parte de un rompecabezas, que cuando sus piezas estén perfectamente alineadas estructuran un sistema de información con calidad para la toma de decisiones (figura 3).
Figura 3. Condiciones para garantizar la calidad de los datos.
En cualquier sistema de información, su materia prima “los datos” constituye el componente que delimita la propia naturaleza del sistema y su calidad, por eso al ubicar el concepto de calidad en el contexto de un sistema de información y específicamente en el dato, se puede concluir en términos objetivos que es garantizar datos confiables, verificables y comparables.
Los datos con calidad suponen un insumo del sistema de información sin errores, veraces y actualizados. Además, implica que los datos se capturen, se almacenen, se procesen, y se socialicen como fiel reflejo de la realidad.
¿Qué es el aseguramiento de la calidad?
Es un conjunto de acciones planificadas y sistemáticas, implantadas dentro de una estructura organizacional para proporcionar datos de calidad (figura 4).
Figura 4. Puntos de control de calidad y aseguramiento de la calidad del dato en un sistema de información.
¿Qué es control de la calidad?
Son actividades de monitoreo continuo llevadas a cabo en la caracterización de los productos o servicios en sus diferentes fases de desarrollo y en el establecimiento de las especificaciones de calidad de los mismos. El responsable del control de calidad de un producto o servicio es quien desarrolla, ejecuta o coordina de las actividades para determinar las características de calidad de los datos (materia prima del sistema de información, productos intermedios y productos finales).
¿Qué es gestión de la calidad?
La Gestión de la calidad tiene que ver con la organización interna que ejerce la determinación de los procesos y de las características y cualidades que deben tener los datos, es decir es la gerencia o el manejo de los procesos enfocada al mejoramiento continuo para la calidad del dato.
¿Qué se debe realizar para asegurar la calidad del dato?
El “aseguramiento de la calidad y el control” y el “control de la calidad de los datos”, son dos temas que se utilizan de forma similar, pero tiene características que los hacen diferentes; se entiende como aseguramiento de la calidad todas las actividades que se definen antes de la recolección de los datos, con el propósito de garantizar que los diferentes actores o instancias que se relacionan con su recolección tengan los mismos lineamientos y sigan los pasos establecidos para que el dato responda a las necesidades de los usuarios.
El aseguramiento de la calidad empieza con la definición del producto que se va a obtener, así se establecen y se realizan adecuaciones paso a paso en el proceso de producción, algunos autores hacen referencia a las pruebas pilotos que se realizan para elaborar un producto, que, contextualizando a los usuarios de este documento, corresponde a los diagnósticos sobre la producción de los datos al interior de las instituciones tengan o no un sistema de información, y por tanto a la validación de los procesos al interior y entre las instituciones generadoras de datos.
Por su parte, el control de la calidad del dato se refiere a las actividades que tiene lugar durante la recolección, a fin de mantener la calidad en la producción de informes para los tomadores de decisiones. En este aspecto es importante considerar las medidas o indicadores que establece quien produce el dato y los controles que aplican los consumidores o usuarios. Sin embargo, los procedimientos de control deben proteger los intereses de quien los produce y quienes los utilizan sin favorecer a ninguno de ellos. Por tal motivo, es esencial hacer referencia a seis factores determinantes en la calidad percibida por los usuarios: disponibilidad, fiabilidad, profesionalidad, comunicación, comprensión de las necesidades del cliente, consumidor o usuario, y los elementos tangibles del proceso de producir los datos.
Son varias las estrategias que se pueden efectuar para el aseguramiento de la calidad del dato, dentro de ellas figuran: la estandarización de procesos y procedimientos, el desarrollo de instrumentos de recolección de datos ya estandarizados y normalizados, y la capacitación o entrenamiento de las personas encargadas de colectar y digitar los datos, actividades que en su conjunto disminuyen los errores que se pueden cometer en la recolección de los datos, sistematización de las bases de datos o su transferencia. En la estandarización se encuentra el diseño de los procesos operativos estándar, o instrucciones de trabajo. El desarrollo de instrumentos de recolección se refiere al diseño de encuestas y cuestionarios, flujogramas, y a la capacitación o entrenamiento, los procesos de educación continua que se deben establecer a nivel institucional (figura 5).
Figura 5. Actividades para asegurar la calidad.
Fuente: Adaptado de Szlo y Nieto, 2000.
Es indispensable al interior de las entidades, tener definido los pilares fundamentales de la calidad como son: los conceptos generales, el aseguramiento, el control, las auditorías y demás procesos garantes de la calidad del dato; estos aspectos se deben enfocar primordialmente en contribuir al mejoramiento continuo del insumo indispensable al interior de los sistemas de información.
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- Salcedo M, Ortiz Y, Hincapié A, López J, Medina J, Gutiérrez M. La calidad del dato en los sistemas de información. 1st ed. Cali, Colombia: Universidad del Valle, Banco Interamericano de Desarrollo, Instituto Cisalva; 2010.
