Cero papel en el Instituto con miras a lograr un impacto en el medio ambiente
Fecha de publicación: 2013-01-30
En el marco de la estrategia de Gobierno en Línea se tiene contemplado la disminución del consumo de papel con la finalidad de ayudar con la preservación del medio ambiente. Esta iniciativa, conocida como Cero Papel, es liderada en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses por la Subdirección Administrativa y Financiera (SAF) y que fue considerada ampliamente en las directrices impartidas con Memorando No. 019-2012-SAF del pasado 8 de junio de 2012 mediante el cual se remitieron los documentos que se relacionan a continuación:
- Guías Buenas Prácticas para Reducir el Consumo de Papel.
- Guía Nacional para la simplificación, el mejoramiento y la racionalización de procesos y procedimientos y trámites.
- Circular No. 02-DG-2010.
En concordancia con lo anterior la SAF tiene previsto dentro de los planes operativos 2013 – 2016, elaborar y/o establecer diagnóstico documental por área, diseñar y fijar directrices, estandarizar documentos y formatos susceptibles de fotocopiado y dotar a las diferentes unidades organizacionales con la tecnología que apoye las políticas de cero papel.
El Ministerio de las Comunicaciones, a través de Gobierno en Línea, da una serie de sugerencias para poner en práctica y que pueden ayudar con la consecución de los objetivos trazados:
1. Imprimir y fotocopiar solo lo indispensable.
2. Usar las dos caras del papel al imprimir y fotocopiar.
3. Optimizar el uso las áreas en los formatos, dejando menos espacios en blanco y usando fuentes más pequeñas.
4. Usar el correo electrónico y la red local en vez de distribuir los documentos en papel.
5. Revisar y corregir borradores de documentos en pantalla antes de imprimir.
6. Reutilizar el papel impreso por un lado, apilándolo de forma óptima y asignando una bandeja de las impresoras para impresión de borradores (solo cuando sea estrictamente necesario).
7. Almacenar en el PC la información que no es necesario imprimir.
8. Utilizar los procedimientos de gestión documental.
9. Reciclar, asignando contenedores independientes para basura, reutilización y reciclaje.
10. Utilizar materiales reutilizables o que en su fabricación utilicen materiales reciclados. *
Algunas instituciones públicas vienen trabajando el tema propuesto desde el Gobierno y se han venido adelantando campañas de uso responsable del papel, alcanzando metas de disminución en la utilización este material mediante la implementación de talleres dirigidos a funcionarios.